なぜ警備業ではExcel帳票が増え続けるのか
警備業の現場では、営業所や警備員、指導教育責任者、顧客、現場など、複数の情報を正確に管理する必要があります。さらに、教育計画、教育実施、指導計画、指導実施、契約締結前後書面、警備員名簿、苦情処理簿など、日常業務に関わる帳票も少なくありません。
こうした帳票を作成する際、まず導入しやすい方法としてExcelが選ばれます。既存の様式をコピーしやすく、担当者ごとに加工でき、特別なシステム知識がなくても使えるためです。しかし、営業所や担当者が増えると、ファイルの複製や個別管理が進み、Excel帳票は次第に増えていきます。
- 担当者ごとに別ファイルを作成している
- 同じ警備員や現場の情報を複数の帳票へ入力している
- ファイル名や保存場所が統一されていない
- 修正後の最新版が分からなくなる
- 帳票作成や印刷の前に転記・確認作業が発生する
Excel帳票が引き起こす実務上の負担
Excelそのものが悪いわけではありません。問題は、業務情報が複数のファイルに分散し、同じ内容を何度も入力する状態です。警備員の所属や担当現場、教育の実施状況などを個別に修正していると、更新漏れや入力内容の不一致が起こりやすくなります。
また、教育計画を作成した後に教育実施の記録を確認し、さらに指導計画や指導実施簿を別ファイルで管理する運用では、必要な情報を探すだけでも時間がかかります。苦情処理簿についても、顧客や現場の情報と関連付けて確認したい場面で、複数のファイルを開く必要が生じます。
法令上の帳票や保存、教育・指導に関する具体的な要件は、改正の有無や個別事情によって確認が必要です。システムを導入しただけで法令適合が保証されるものではないため、必要に応じて所轄の行政機関や専門家へ確認することが大切です。
脱Excelは一気に進めず、帳票業務から始める
脱Excelを進めるときは、すべてのファイルを一度に置き換えるのではなく、更新頻度が高く、転記作業が多い帳票から整理する方法が現実的です。まずは、どの帳票を誰が作成し、どの情報を参照しているのかを一覧化します。
- 重複して入力している情報を洗い出す
- 営業所、警備員、顧客、現場の基本情報を整理する
- 教育計画と教育実施の流れを確認する
- 指導計画と指導実施の記録方法を統一する
- 印刷が必要な帳票と確認だけでよい情報を分ける
このように業務の流れを整理してから、必要な帳票をシステム上で一元管理すると、入力や確認の重複を減らしやすくなります。
KYOUSUKEで帳票管理を整理する
KYOUSUKEは、営業所、警備員、指導教育責任者、顧客、現場の情報を管理しながら、教育計画、教育セット、教育実施、研修受講状況、指導計画、指導実施をまとめて管理できる警備業向けの教育・帳票管理システムです。
教育計画を作成し、教育実施の状況を確認する業務では、対象となる警備員や実施内容を整理しやすくなります。指導計画や指導実施簿についても、Excelファイルを個別に探す運用から、必要な情報を確認する運用へ変えられます。
さらに、契約締結前後書面、警備員名簿、苦情処理簿の管理にも対応し、帳票印刷までの流れを整理できます。帳票を作ることだけを目的にするのではなく、日々の入力内容を業務全体で活用することが、脱Excelの大きな利点です。
脱Excelで期待できる効果
- 同じ情報を複数のExcelへ転記する負担を減らせる
- 教育や指導の状況を確認しやすくなる
- 帳票作成前の情報収集やファイル検索を効率化できる
- 営業所や担当者ごとの管理方法をそろえやすい
- 必要な帳票を印刷するまでの手順を整理できる
脱Excelの目的は、Excelを完全になくすことではありません。重要なのは、帳票の元となる情報を整理し、更新や確認の手順を分かりやすくすることです。まずは教育計画や教育実施簿、指導実施簿など、日常的に更新する帳票から見直してみてはいかがでしょうか。